Насамперед працівник, який претендує на навчальна відпустка, має написати заяву та надати довідку-виклик з навчального закладу. Після цього в організації випускається наказ про надання співробітнику навчального відпустки. Бухгалтерія підписує записку-розрахунок, де розраховується середній заробіток.
За час відпусток, що надаються у зв'язку з навчанням в установах, які забезпечують здобуття середньої спеціальної та вищої освіти, у вечірній або заочній формі здобуття освіти, за працівником зберігається середня заробітна плата.
Відпускні вважаються не такими, як зарплата. Заробітну плату нараховують за відпрацьовані дні, а відпускні — за календарні, які множать на середньоденний заробіток. Розрахувати зразковий розмір відпускних легко: розділіть зарплату на 29,3 – це середня кількість днів на місяць – і помножте на кількість днів відпустки.