Тільки оцифрувати всі документи з метою знищення паперових копій не можна. Законодавчо це заборонено. Якщо документи одразу оформлені на папері, зберігати їх потрібно в паперовому вигляді протягом усього строку зберігання. З першого січня 2022 року обов’язково треба застосовувати ФСБО 27/2021.
Документи, до яких потрібно обмежити доступ, рекомендується зберігати в спеціальних бухгалтерських шафах і сейфах. Такі шафи мають зварений металевий корпус, оснащуються сувальдними ключовими та електронними кодовими замками. У них зручно розміщувати папки шириною 60 мм.
Стандартні строки та правила зберігання строк зберігання рахується з 1 січня року, що настає за роком закінчення їх діловодства. – Усі документи в архіві слід зберігати згідно з номенклатурою справ; справа – це прошита папка з оригіналами документів, що має назву, номер справи і строк зберігання.