Особиста справа повинно бути оформлено так: на титульному листі особистого справи пишеться ПІБ співробітника та дата початку особистого справи; якщо особисті справи знаходяться у файлах у спільній папці, то розташовувати їх зручніше за абеткою, щоб полегшити подальшу роботу; кількістю сторінок у особистій справі не повинно бути більше ніж 250.
До складу особових справ входять заява про прийом, звільнення, про відпустки тощо, автобіографії, особистий листок обліку кадрів, копія диплома, копії всіх наказів стосовно працівника, атестаційні листи, анкети, протоколи атестаційної комісії.
Особиста справа – Це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, місце проживання, державні нагороди та заохочення.