Строк зберігання документів, нагадаємо, починає обчислюватися з 1 січня року, наступного за тим, коли документ було закрито діловодством. Таким чином, вносити зміни до номенклатури справ можна аж до грудня.
Згідно з Федеральним Законом №125 “Про архівну справу”, номенклатуру справ організації потрібно оновлювати щонайменше 1 раз на 5 років, або в разі суттєвої зміни структури організації.
Відповідальність за розроблення номенклатури справ зазвичай покладається на завідувача канцелярії або сектору діловодства, секретаріат або секретаря. Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє його керівник, залучаючи до цієї роботи фахівців та осіб, відповідальних за діловодство.
Підбираючи заголовок для справи, необхідно подбати про те, щоб він повною мірою відображав основний зміст зшитих разом документів. Назва має бути чіткою та узагальнюючою. Категорично заборонено використовувати такі заголовки, як “Різні документи”, “Загальна кореспонденція” та їм подібні.