Документи, що передаються до архіву, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватись — тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.
Термін зберігання документів організацій 50 календарних років має зберігатися документ, оформлений після 2003 року, 75 років – оформлений до 2003 року. Термін зберігання з позначкою «ЕПК» означає, що після його закінчення документ може бути відібраний на постійне зберігання.
Що стосується документів постійного зберігання?
- накази щодо основної діяльності;
- акти про знищення справ та втрату документів;
- номенклатура справ;
- штатні розклади;
- журнал реєстрації наказів з основної діяльності;
- описи справ постійного зберігання та за особовим складом;
- цільові програми інформатизації;
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. У деяких документів немає конкретних термінів зберігання, а зберігають їх «до мінування потреби» (наприклад, документи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (положення, інструкції).